Администрация
Администрация – это мозговой центр и нервная система любой организации. Посредством администрации контролируются все остальные слагаемые, подобно тому, как мозг управляет работой нашего организма. Вне зависимости от того, насколько сильны ваши слагаемые, но если администрация не функционирует нормально, ваше предприятие будет похоже на человека здорового телом, но душевнобольного, находящегося в неуправляемом состоянии или совершенно бесполезного. С другой стороны, если администрация действует эффективно, это может компенсировать слабости и даже серьёзные недочёты остальных слагаемых вашего предприятия.
Управляя ростом
С администрации начинается любое предприятие. Никто не начал какое-либо дело, не приняв сначала решение об этом, а принятие решений входит в компетенцию администрации. После того как такое решение принято, большая часть внимания уделяется обычно продукту, маркетингу, ресурсам и временному фактору. Администрации многих организаций постепенно разрастаются, и происходит это больше по необходимости или из-за возникающих кризисных ситуаций, чем по плану. Это другая главная причина краха предприятий.
Формируемая обстоятельствами, а не планом администрация вырождается в раковую опухоль, единственной целью которой становится прокормить саму себя. Она будет расти до тех пор, пока не высосет все соки из предприятия. Менеджмент имеет свойство нарастать слой за слоем до тех пор, пока он не потеряет эффективности, становясь скорее обузой, а не источником жизненной силы, необходимой для успеха.
Многие правительства служат примером таких перекосов. Те, кто помнит Советский союз, знают насколько была развита администрация. В простом соотношении на 1 работника приходилось 3-5 начальников.
Администрации многих корпораций страдают от этой болезни, как и многие школы, больницы, благотворительные организации. Поскольку администрация – мозг и нервы предприятия, болезнь этой системы наиболее губительна.
Как этого избежать? Развитию администрации должно уделяться столько же внимания, сколько и заботе о других слагаемых. Это может быть достигнуто только при наличии эффективного, прозорливого руководства.
Перегрузка
Результативный руководитель должен быть позитивен в своих взглядах, но в то же время должен уметь сказать самое важное слово: “Нет”. Например, если количественный и качественный состав администрации определяются кризисными ситуациями, вместо разумного планирования, то потребуется набирать всё больше людей каждый раз, когда возрастает объём работы. Наша первая реакция на увеличение объёма работы должна быть не в том, чтобы затратить больше денег или других ресурсов, но чтобы использовать это как стимул и благоприятный повод, чтобы найти лучшие и более эффективные способы решения задачи.
Предприятие с эффективным менеджментом часть времени обязательно будет перегружено.
Во всякой деятельности есть цикличность. Если вы перегружены тридцать процентов всего времени, то, вероятнее всего, примерно столько же времени вы будете загружены ниже ваших возможностей. Чтобы эффективность была максимальной, руководитель должен поддерживать приемлемый средний уровень между перегрузкой и недогрузкой. Перегрузка может быть необходимым стимулом для совершенствования системы и развития “мускулов” вашего предприятия. Компенсация перегрузки затратой дополнительных ресурсов только увеличивает “жировую прослойку” и ослабляет “сердечную мышцу” вашего предприятия.
Если не существует действенной системы, способной сделать администрацию подотчетной, то администрация либо жиреет, либо превращается в раковую опухоль предприятия. Если администрацию предоставить самой себе, то очень скоро она начинает думать и действовать так, будто все предприятие существует ради неё самой, а не наоборот. Руководство должно проявлять неустанную бдительность, чтобы этого не произошло.
Вознаграждение
В менеджменте вы будете получать то, что поощряете, а не то, что хотите получить или даже ожидаете получить. Многие предприятия и организации, несмотря на то, что уделяют этому внимание, обучают сотрудников и прилагают определенные усилия для достижения эффективного руководства, тем не менее, терпят в этом неудачу, поскольку в реальности поощряют посредственность и наказывают эффективные действия. Если не существует подотчётности, то наименее эффективные подразделения через некоторое время становятся самыми большими. Они получают самые большие бюджеты, становятся самыми престижными и получают самую большую власть и влияние. В то же время наиболее эффективные подразделения, не раздувающие свой штат, будут утрачивать своё влияние и вознаграждение. Если вы хотите иметь эффективную администрацию, вы должны вознаграждать эффективность и наказывать затраты и бездействие.
Упорство, уравновешенное гибкостью
Как капитан корабля должен до отплытия знать порт назначения и маршрут, так и исполнительный директор должен до начала работы определить свою конечную цель и способы её достижения. Любой план потребует внесения в него изменений, поскольку на всяком пути встретятся неожиданности, не предусмотренные планом. Капитан должен уметь приспосабливаться к этим неожиданностям, оставаясь в то же время как можно ближе к намеченному курсу. Легко проложить курс, когда вы находитесь в порту, но гораздо труднее это сделать во время плавания, после того как штормом вас отнесло далеко от намеченного маршрута.
Как капитан, вы должны принять решение, когда противостоять шторму и не дать ему сместить вас с пути. Когда в первый раз видишь реку с самолёта, обычно поражаешься, как она извивается, проходя расстояние во много раз большее, чем если бы она текла напрямик. Почему реки текут именно так? Потому что они выбирают путь наименьшего сопротивления. Если вы склонны к тому, чтобы сопротивление меняло направление вашего движения, вам придётся пройти гораздо более длинный путь к цели. Большинство кораблей не имеют достаточно топлива и других запасов, чтобы слишком далеко отклоняться от первоначального плана. Ваше суждение в этом вопросе может стать решающим для успеха или поражения вашего предприятия.
Высокомерие делает нас плохо обучаемыми, а смирение побуждает непрестанно учиться. Обучение и подготовка никогда не прекращаются для великих лидеров и менеджеров.
Подготовка и планирование помогут вам принять правильные решения в любых обстоятельствах.